仕事をしているといろんな打ち合わせに出席するのですが、結論が出ない打ち合わせや質問攻めにあい開催者が話したい内容が話せない打ち合わせに多々遭遇します。そこで、個人的にベストだと思う打ち合わせ・会議の立ち回り方を紹介します。
打ち合わせが苦手な方や、話が脱線しがちだと感じている方の参考になればうれしいです。
打ち合わせでありがちなNG集
- 参加者の過不足
- 話が脱線
- 時間が足りない
- 前回の打ち合わせ内容が思い出せない
打ち合わせ前
打ち合わせを実施する前に、打ち合わせの目的とゴールを明確にしましょう。打ち合わせがうまくいくかどうかはここで5割くらい決まると思っています。目的とゴールを決めずに、打ち合わせを開いてしまうと大抵失敗します。上司（頭の切れる方）から「そもそも～」という言葉を浴びせられ、その会議が破綻したケースを何度も見てきました。
次に、参加メンバは抜けもれなく呼びましょう。レビューや検討系の打ち合わせでは、キーパーソンが欠けているとせっかく打ち合わせを開いても何も決まらないことがあります。
これらを含め、打ち合わせ設定時には、打ち合わせの目的とゴール、必要メンバも明示しておきましょう。さらに、なぜあなたを呼んでいるのか、役割を記載しておくこともおすすめです。
以下、例になります。内容はともあれ、大体こんな感じで打ち合わせ設定をします。
| 題名 iphone取得に向けて必要な条件の洗い出し 参加メンバ ママ：上級資格者 パパ：チームAのリーダ じいじ：チームBのリーダ あに：議事録 目的とゴール iphone取得に向けて必要な条件の洗い出しをすること ・【MUST】事前に洗い出した条件の確認をしてもらい、不備があれば修正できること ・【WANT】不足している条件があれば追加すること ・【MUST】今後のアクションを決めること 内容 ・目的・ゴールの共有 5分 ・洗い出した条件の共有 20分 ・条件の確認と修正 15分 ・追加条件の確認 15分 ・今後のアクション決め ５分 その他連絡 ・必ずチームにつき1名は参加するようにお願いします。 ・上級資格者の方が欠席される場合はリスケとなりますので、すみませんが事前連絡をお願いします。 |
打ち合わせ実施
打ち合わせ実施時には、以下ことを意識します。
- 打ち合わせの目的とゴールの共有
- 必ず共有しましょう。また、なぜこの目的とゴールを設定しているのかの背景や全体像などもここで共有します。大体ここで打ち合わせがうまくいくかどうかわかります。
- 議事録をとる
- 自分で議事録をとることが難しい場合は、他のメンバに事前に依頼しておきましょう。
- 議事録のベストプラクティスも以下に記載してます。ぜひチャックしてみてください。
- 決定事項と次のアクションを共有
- 打ち合わせの最後には必ず決定事項と次のアクションを共有しましょう。さらに、次のアクションではだれがいつまでに実施するのかも伝えましょう。
打ち合わせが時間切れになりそうなときは、決定事項と次のアクションは必ず決めてから打ち合わせを終えましょう。
| ■決定事項 ・今月はiphone購入は不可 ・iphone購入する場合は誕生日プレゼントはなし ■アクション事項 ・パパの6月のボーナスの確認 6/5まで【担当：私】 ・ばあばへの打ち合わせ設定 6/4 【担当：私】 ・iphoneの金額を調べる 6/7まで 【担当：私】 ・上記状況報告の打ち合わせ設定 6/8 【担当：私】 |
打ち合わせ後
決定事項とアクションが記載された議事録は、新鮮なうちに参加者メンバへ展開しましょう。議事録はエビデンスとなり、次回打ち合わせで「そんなこと言ったっけ？」を封じてくれます。（顧客相手に有効）
また、参加必須メンバーが休んでいた時は、議事録を展開し読みましたの完了メッセージまたはチャット機能の「いいね」をもらうようにしましょう。
また、次回打ち合わせ日程が決まったら、すぐに打ち合わせ設定をしましょう。忙しい人はスケジュールが埋まるのも早いです。※このタイミングで話す内容が決まってなくてもOK。申請だけして、内容は後日記載しましょう。
おわりに
おそらく打ち合わせ内容にもよると思いますが、今のところ私実施する打ち合わせのベストプラクティスはこんな感じです。
今は、インフラの検討やレビューが打ち合わせのほとんどになっているのでこの方法でうまくいっているのだと思います。また、打ち合わせのジャンルやレベルが上がるにつれて、対応していかなくてはならないと思っています。その時はまたレベルアップした方法を展開します！
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