議事録のベストプラクティス

打ち合わせ時の振り返りで必要となる議事録。あとから見返してみると打ち合わせの内容がわからない。何が決まったのかわからない議事録を多々見ることがあります。こうした効果のない議事録を改善すべく、私なりの議事録ベストプラクティスをご紹介します。

議事録は何のために？

打ち合わせ備忘録として利用される議事録ですが、個人的には決定事項のエビデンスとして利用することが多いです。

例えば、私はAWSのインフラ設計構築をしているのですが、コンポーネント選定時には上級資格者にレビューをしてもらいます。ある日、上司から「なぜこのインフラは通信が暗号化されてないんだっけ？セキュリティ的にまずくない？」という、チャットがポンとやってくるときがあります。その時に、レビュー時の議事録を引っ張り出してきて、この議事録に「プライベートサブネット内の通信はすべてHTTPとする」との記載があるため、などと答えます。議事録には経緯も含めて記載があるので、相手の納得させる材料にもなります。

こんな感じで、議事録は将来の自分を救ってくれる大切なツールだとも考えてます。

議事録の取り方

議事録テンプレートの用意

以下の議事録テンプレートを事前に用意しています。

• 題名：打ち合わせの題名を記載します【事前に記載】
• 参加メンバ：参加者を記載します。また、参加者の役割も一緒に記載します。【事前に記載】
• 目的とゴール：打ち合わせの目的と、何が決まったらこの打ち合わせが終了するのかのゴールを明記します【事前に記載】
• 内容：打ち合わせ内容を記載します。各内容がおよそ何分ぐらい使うのか記載すると、打ち合わせ時に遅れているのか把握できます。【事前に記載】
• メモ：当日話した内容をメモします。発言した方の名前も一緒に記載しましょう。【打ち合わせ時に記載】
• 決定事項：打ち合わせで決まった内容を記載します。打ち合わせの最後に議事録を見せながら決定事項を参加者に共有しましょう。【打ち合わせ時に記載】
• アクション事項：打ち合わせで決まったアクション事項を記載します。誰がいつまでに何を実施するのかを明確にしてから記載しましょう。こちらも打ち合わせの最後に議事録を見せながら共有します。【打ち合わせ時に記載】

議事録記載例

議事録の展開・管理

打ち合わせ後は議事録の展開をしましょう。また、私が良くやるのは、チャットで議事録を展開し、確認をもらった人には「いいね」をもらいます。これにより、議事録を見てないという状況をなくせるのと、「そんな話してたっけ？」を封じることができます。

また、議事録はわかりやすいように管理しましょう。私の場合は、社内用Wikiを利用していて、私だけ編集できる権限、他の方はReadOnly権限で運用しています。社内のみ、委託先などはこの方法で実施してます。重要会議の議事録（顧客との会議など）となると、議事録をとって、上級資格者に確認してもらい、会社専用Gitへの登録という少しめんどくさい方法となってます。

おわりに

私の場合は、AWSのインフラ設計レビューや委託先との打ち合わせがほとんどとなっており、今回紹介した議事録の取り方でだいたいうまくいっています。

また、打ち合わせ時には議事録テンプレートを見せながら話すことになるので、打ち合わせ自体もスムーズ進みやすくなります。

打ち合わせの（個人的な）ベストプラクティスもブログ書いてますので、是非チェックしてみてください。

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2024.10.05